Важнейшим вопросом при проведении конференций, семинаров и других мероприятий с большим количеством приглашенных лиц, является выбор места. При этом стоит помнить, что имеет значение не только помещение, но и наличие оборудования, коммуникации, возможность организации перерывов с кофе-брейков, обедов и многое другое. Именно поэтому многие организаторы выбирают конференц-залы, которыми располагают гостиницы.
В чем преимущества такого варианта?
Отель – надежный и комфортный вариант для организации различных мероприятий. В нем есть все необходимые удобства, которые могут потребоваться прибывшим гостям – проживание, питание, коммуникации и т.д.
Кроме этого, стоит отметить что такой конференц зал имеет все необходимое оборудование, которое позволит делать доклады, в частности:
- усилители;
- проекторы;
- микрофоны;
- звуковая аппаратура.
Также, в таких залах есть достаточное количество мебели (столов, стульев), что дает возможность разместить большое количество гостей. Отдельно стоит отметить, что организаторы могут использовать различные схемы расположения мебели и рассадки гостей, что важно в зависимости от типа мероприятия.
К основным преимуществам проведения конференций в отелях относится:
- Возможность организации перерывов с кофе-брейками, обедами. Для гостей можно составить меню в зависимости от их предпочтений. Для этого нужно уточнить основные моменты заранее (предпочтения в пище).
- При организации мероприятия, которое будет длиться несколько дней, важно продумать размещение гостей для ночлега. В таком случае для них будет максимально удобно, если конференция и ночлег будет в одном здании или комплексе.
- Наличие квалифицированного обслуживающего персонала, а также всех необходимых удобств.
- Конференц-залы в отелях разработаны с учетом современных тенденций в интерьере. Светлая и комфортная обстановка позволит прибывшим полностью погрузиться в презентацию или семинар.
При выборе зала в отеле, стоит обратить внимание на следующие моменты:
- габариты помещения;
- возможные варианты расстановки мебели;
- количество человек, которое можно разместить;
- что включает в себя стоимость аренды (обычно в цену включены экран, проектор, флипчарт и маркеры, вода для гостей).
Кроме этого, следует заранее обговорить время аренды. Зачастую, зал предоставляется на 8 часов, а также по одному часу для подготовки до и после мероприятия.